Legalizací notář ověřuje, že fyzická osoba před ním listinu vlastnoručně podepsala nebo uznala podpis, který se na listině již nachází, za vlastní. Legalizace se provádí připojením doložky o podpisu listiny nebo o uznání podpisu za vlastní, která se umístí přímo na listinu, případně se vyhotoví na samostatný list, který se pevně připojí k podepsané listině.
Ověřením podpisu neodpovídá notář ani jeho pracovník za obsah listiny jak po právní stránce, tak po stránce faktické. Je nutné, aby listina, na které je podpis ověřován, byla již úplná. Není například možné provést legalizaci podpisu na zcela prázdný list papíru s tím, že si na ni žadatel následně doplní text, případně ověřovat podpis na nevyplněném formuláři.
Důležité je, zda bude listina, na které je podpis ověřován, použita v zahraničí nebo v tuzemsku. Pokud by měla být listina použita v zahraničí, je třeba, aby byla ověřovací doložka podepsána notářem nebo jeho stálým zástupcem. Na skutečnost, že hodláte listinu použít v zahraničí, pracovníky notáře vždy upozorněte.
Pro ověření podpisu musí žadatel prokázat svou totožnost platným úředním průkazem (občanským průkazem, pasem). Jestliže žadatel nedisponuje žádným z těchto dokladů, může svou totožnost prokázat prostřednictvím dvou svědků totožnosti, jejichž totožnost musí být prokázána platnými úředními průkazy; notář je oprávněn při tomto způsobu prokázání totožnosti vyzvat žadatele, aby předložil např. svůj rodný list a náhradní doklad vydaný místo občanského průkazu.
Bude-li podpis ověřován na listině vyhotovené v jazyce, který notář nebo jeho pracovník neovládají, stanoví zákon povinnost předložit spolu s touto listinou i překlad vyhotovený soudním tlumočníkem.
Příklad:
Pan Novák potřebuje na kupní smlouvě na pozemky úředně ověřit podpis, smlouvu však již podepsal. Navštíví notářskou kancelář a požádá o ověření podpisu, předloží svůj platný občanský průkaz a v přítomnosti pracovníka notáře prohlásí, že podpis na smlouvě je jeho vlastním podpisem. Na smlouvu pak pracovník notáře připojí legalizační doložku o tom, že podpis byl uznán panem Novákem za vlastní.
